會議組織流程

1、 明確活動背景、目的

2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量

3、 組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署

4、 根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項會務(wù)費用

5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷

6、 發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員

7、 確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事

8、 根據(jù)時間進(jìn)行預(yù)演，防止時間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象

9、 活動前期宣傳

10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等

11、 檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證

12、 參會人員房間安排、餐飲安排

13、 提前安排人員到達(dá)會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜

14、 檢查各項會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南等

15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點、酒水

16、 確定進(jìn)場時間、搭建內(nèi)容

17、 提前與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場彩排與準(zhǔn)備

18、 組織布置會議室，并確定室內(nèi)各項設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會議電腦、麥克風(fēng)、電話會議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備

19、 檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統(tǒng)一著裝

20、 確定參會人員到會議所在地具體時間，做好分組

21、 專人舉牌迎接來賓，引領(lǐng)至接待區(qū)集中，同時段來賓集合完畢，引領(lǐng)上車。至酒店，引導(dǎo)到接待臺簽到。

22、 熟悉來賓的工作人員應(yīng)站在大門口迎接，做好參會簽到，人員到位后發(fā)放房卡、資料袋，包括會務(wù)指南、參會證、紙筆、溫馨提示（注意事項提醒、用餐及活動提醒）

23、 VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達(dá)酒店，引至貴賓區(qū)休息，代辦手續(xù)，送至房間。開會時由高級別的領(lǐng)導(dǎo)親自陪同，指引坐在前排

24、 選好合影位置

25、 回程票務(wù)協(xié)調(diào)

26、 送賓流程：在酒店大堂定時定班， 專人領(lǐng)隊，專人跟車

27、 會議結(jié)束后，回收自帶物品、整理會議紀(jì)要，發(fā)布會議成果，總結(jié)會議組織經(jīng)驗教訓(xùn)