視頻會(huì)議作為現(xiàn)代一種新型的溝通工具改變了我們的辦公方式，它可以讓我們?cè)诓煌赜虻哪阄易龅缴砼R其境的溝通，改變了以往需要電話、E-mail、異地出差等傳統(tǒng)商務(wù)溝通模式。通過逼真的音視頻互動(dòng)為企業(yè)帶來(lái)身臨其境的會(huì)議感受，從而實(shí)現(xiàn)各地員工輕松實(shí)現(xiàn)“面對(duì)面”跨地域的溝通交流，從而節(jié)約了時(shí)間、資源和費(fèi)用，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)層快速提供決策，讓企業(yè)在瞬息萬(wàn)變的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中贏得先機(jī)。

多媒體會(huì)議室除了要滿足傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的會(huì)議要求外，還應(yīng)具有高雅格調(diào)和優(yōu)美音質(zhì)、清晰圖像演示，并且可以根據(jù)要求配備同聲傳譯系統(tǒng)和投票表決功能以及會(huì)議電視系統(tǒng)。

它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號(hào)源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成。選取具備先進(jìn)功能的DVD和錄像機(jī)以及實(shí)物和圖文傳送器通過大屏幕投影機(jī)還原其圖像，為了更、實(shí)時(shí)地指揮需要配備一套中央集成控制設(shè)備，控制室內(nèi)所有影音設(shè)備、信號(hào)切換、燈光、屏幕升降、音量調(diào)節(jié)等等功能，大大提高工作效率和簡(jiǎn)化復(fù)雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識(shí)。

我們可以將多媒體會(huì)議室系統(tǒng)分成幾個(gè)子系統(tǒng)：投影顯示系統(tǒng)、會(huì)議擴(kuò)聲系統(tǒng)、中央集成控制系統(tǒng)、多媒體音視頻系統(tǒng)和視頻會(huì)議系統(tǒng)。

影響畫面質(zhì)量的另一因素，是會(huì)場(chǎng)四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調(diào)，這兩種顏色對(duì)人體將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)。所以無(wú)論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。

圓桌會(huì)議型布局 可設(shè)二到三塊屏幕，主屏幕位于圓桌的一端，輔屏幕位于主屏幕兩側(cè)，顯示屏間夾角視人數(shù)而定。領(lǐng)導(dǎo)人員位于圓桌的另一端，處于的觀看位置，業(yè)務(wù)人員或輔助決策領(lǐng)導(dǎo)人員位于圓桌兩側(cè)，主要觀看本席位正面的屏幕。這種結(jié)構(gòu)有利于領(lǐng)導(dǎo)人員觀看大屏幕并與其他成員之間的研討，但不利于輔助決策領(lǐng)導(dǎo)人員觀看其他屏幕，需要通過合理劃分顯示區(qū)域和內(nèi)容彌補(bǔ)解決。