活動策劃公司怎么應(yīng)對活動突發(fā)狀況?

1、設(shè)備故障或電力中斷

在活動上演過程偶爾會遇到設(shè)備故障和電力中斷的情況，特別是一些中小型的活動，由于設(shè)備不夠?qū)I(yè)而出現(xiàn)現(xiàn)場設(shè)備故障，特別是音響系統(tǒng)出現(xiàn)故障率。各品牌的音響系統(tǒng)由于價格懸殊巨大其質(zhì)量也不一樣，一套小型的用于會議的次品牌的音響系統(tǒng)可能成本價就幾萬元，其質(zhì)量自然沒有保證，這樣在活動上演階段便可能出現(xiàn)嘯叫、甚至因為使用過久被燒壞的可能。而一套大型的專業(yè)級的音響系統(tǒng)的投入少則好幾百萬，大則上千萬的都有，這樣的專業(yè)設(shè)備只要有專業(yè)人士在現(xiàn)場負(fù)責(zé)使用通常保險系數(shù)。只有一種情況就是因為淋雨導(dǎo)致電路燒壞的情況，通常作為有經(jīng)驗的專業(yè)公司都會采取預(yù)案，通常都有現(xiàn)場的備份設(shè)備，以確保萬無一失。

電力中斷音響活動上演的事件也常有發(fā)生，通常影響電力中斷的原因主要有

(1)、負(fù)荷過高，導(dǎo)致供電系統(tǒng)不堪重負(fù)而中斷。

(2)、氣候突然變化，如下雨、刮風(fēng)等導(dǎo)致電線斷裂或短路而電力中斷。3、由于現(xiàn)場電力線路架設(shè)不規(guī)范，或由于觀眾現(xiàn)場踩踏等原因?qū)е戮€路受損的電力中斷。解決電力中斷的辦法通常是在活動上演前需要準(zhǔn)備供電車，并同晚會的設(shè)備系統(tǒng)相連，一旦出現(xiàn)電力中斷可以及時啟動供電車的供電系統(tǒng)。

2、因嘉賓及演員臨時缺席導(dǎo)致的節(jié)目流程更改

大型節(jié)慶的嘉賓和演員通常是不到后一刻很難終確定，出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節(jié)目流程問題。我曾聽朋友說過一個這樣的案例，某個活動曾經(jīng)就出現(xiàn)過這要的問題，原定出席活動并宣布活動開幕的省領(lǐng)導(dǎo)因為臨時改變行程而于活動上演前取消了出席本次活動，但由于主辦方和活動執(zhí)行方及主持人在銜接上出了溝通上的問題，活動上演的時候主持人還是照本宣科的說“有請xxx領(lǐng)導(dǎo)宣布開幕”，終上演了極其尷尬的一幕。

同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節(jié)目現(xiàn)場，這樣便需要對現(xiàn)場的流程、音樂、燈光進行重新調(diào)整，因為大型晚會的音樂燈光都是實現(xiàn)通過電腦預(yù)設(shè)了程序的。

3、氣候突變

大型活動的舉辦怕現(xiàn)場突然刮風(fēng)下雨，氣候變化引起的突發(fā)事件小則可能使現(xiàn)場出現(xiàn)混亂，大則可能出現(xiàn)事故，比如因下雨導(dǎo)致的現(xiàn)場線路漏電，因刮風(fēng)導(dǎo)致舞臺及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準(zhǔn)備。對于任何一場活動，專業(yè)的活動運營公司都會都防范風(fēng)雨天氣的措施，比如對燈光、音響、電視錄制設(shè)備等進行防雨處理，對燈光架進行加固。同時需要仔細(xì)查看歷史天文資料及仔細(xì)留意近期天氣預(yù)報。

4、問題

遇到問題通常需要由公安部門來主導(dǎo)，但活動組織單位及現(xiàn)場主持人應(yīng)積極配合現(xiàn)場公安的疏導(dǎo)工作。例如在2015年，蔡依林在南寧演唱會的舞臺坍塌事件，造成的多人傷亡，這個就是沒做到位而導(dǎo)致的。

5、其他突發(fā)事件類型

可見一個突發(fā)事件的出現(xiàn)不僅將考驗團隊的應(yīng)變能力，更將考驗團隊的協(xié)作能力和堅持不懈的精神，任何突發(fā)事件都是有辦法化解的，靠什么化解?一個是靠應(yīng)變，第二個就是靠團隊的一種合作和執(zhí)著的精神，正所謂事在人為，任何突發(fā)事件我們都要去面對而不是回避，這也是我們在活動中要堅持的、在執(zhí)行過程中要尊崇的一種理念。

在很多活動中，由于活動策劃公司或者自身策劃人員的疏忽，經(jīng)常會造成一些意外的事件發(fā)生。當(dāng)然，也有很多是不可避免的外在因素。假如活動正在進行中對于突發(fā)的狀況沒有對應(yīng)的解決方案，不但會對活動造成不良影響，也會使人們對于公司的印象大打折扣。因此提前準(zhǔn)給好應(yīng)對措施是非常必要的。

晚會活動是一項綜合性的活動，既要對晚會活動的節(jié)目、形式等提前策劃安排，還要加強晚會活動進程的指導(dǎo)，安排要求高，難度較大，準(zhǔn)備周期也較長。晚會活動策劃計劃的內(nèi)容能夠說大也能夠說小，有時細(xì)節(jié)處理不好就有或許令整場晚會落下一個不美好的結(jié)局，那具體來說會在晚會活動策劃計劃細(xì)節(jié)方面做好準(zhǔn)備。

1、晚會開場節(jié)目

觀眾對晚會的要求較高，因而，一場大型晚會的開場節(jié)目，要有虎頭氣勢，鎮(zhèn)得住場；而且緊扣主題，不能與晚會主體偏離；編好開場節(jié)目，通過愉快的節(jié)奏給觀眾火熱、高漲的心情；還要出其不意，充滿新意，意料之外，帶給觀眾全新的的感官作用。

2、選對主持人

作為晚會活動的主持人對全場晚會的程序必定要清楚，主持人的進場要端莊慎重，整個進程要有風(fēng)姿且善于調(diào)動觀眾的心情，主持人關(guān)于晚會活動起到牽線搭橋的作用，能對晚會有或許出現(xiàn)的各種意外情況進行見機行事的靈活處理也是考驗一個主持人實力的規(guī)范。

3、活動拍照

晚會前后整個進程的拍照，廣州晚會策劃公司覺得用相機從不同視點和時間拍照，能夠反映晚會的各方面作業(yè)。晚會的拍照盡量做到人和事都能夠表現(xiàn)出活動的主題及布景相交融。拍照人員必定要注意舞臺場景的曝光，特別人物臉部容易過曝，要及時調(diào)整；參加活動的人員走動時，應(yīng)盡量走到前面拍照，而不是從后面跟從；主要人物會前拍照：主要領(lǐng)導(dǎo)或重要來賓攀談的局面，包括寒暄和互贈手刺，盡量能夠結(jié)合布景的陳設(shè)，告知會議場所和環(huán)境；舞美拍照要盡善盡美及。才能將整場晚會氣氛火熱、愉快、的視覺感受帶給觀眾。

大型活動策劃的4個步驟

從程序上說，大型活動策劃和施行，要徹底依照公關(guān)四步工作法的請求執(zhí)行

1、立項

即是要把活動作為一個項目斷定下來，這個活動要不要做?為啥做?必定要很明晰。

2、進行查詢和可行性研討

做查詢，咱們很明白，不具體論述，但大型活動策劃查詢有其特殊性，例如查詢的內(nèi)容：國家對于大型活動方面的方針和法規(guī)、大眾注重的熱門、歷史上同類個案的資訊、場所狀況和時間的選擇性，都是查詢的內(nèi)容。

可行性研討，是一個十分主要的工作進程。研討規(guī)模包含大型活動的社會適應(yīng)性，包含社會環(huán)境和方針大眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的視點思考，做這么的活動是不是有利于咱們宣揚方面節(jié)約費用?假如我投進前言做廣告，比做大型活動更有用，大型活動就不必定做了。還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需求動用許多社會物質(zhì)，許多構(gòu)思也需求物質(zhì)的支撐，因此需求策劃人員掌握現(xiàn)代科研成果。終一個是應(yīng)急才干的適應(yīng)研討性，需求那些應(yīng)變措施?如戶外活動要思考?xì)夂虻臓顩r，戶外活動思考更多的萬山紅禮儀慶典是設(shè)備疑問，這些都是咱們要進行可行性研討的領(lǐng)域。

3、提煉主題，進行構(gòu)思

除了自個構(gòu)思外，咱們要格外強調(diào)團體構(gòu)思的概念。我不贊成自個策劃大師的提法，當(dāng)今的年代已經(jīng)不像三國演義年代要有一個諸葛孔明，靠一自個拈指算出啥妙計來，而是靠組合團體策劃。這不是泯滅自個的構(gòu)思，團體構(gòu)思的進程也一直貫穿著自個的構(gòu)思進程，作為現(xiàn)代策劃，需求的是多個學(xué)科的歸納和團體的智慧，而不是某個大師的創(chuàng)作。

4、計劃證明

計劃不只需有證明，并且要有科學(xué)的證明，計劃證明一般運用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和長處移植法。

操作施行進程應(yīng)注意的疑問

1、施行操作規(guī)劃

從我自個工作經(jīng)驗和研討的成果看，咱們應(yīng)當(dāng)十分注重施行計劃的操作規(guī)劃。咱們看到一些單位安排的活動，乃至是專業(yè)安排接受的活動，都存在這么的疑問：構(gòu)思，可是因為缺乏操作規(guī)劃，違背了自創(chuàng)精力或許沒有到達自創(chuàng)水平。所以，在原則計劃斷定今后，還要進一步進行操作規(guī)劃，操作規(guī)劃有必要包含對比的財務(wù)預(yù)算，因為許多單位做活動，預(yù)當(dāng)作100萬，終花了160萬，從現(xiàn)代辦理考核這個活動，就不能說是成功的。

2、辦理批閱手續(xù)

有人覺得辦批閱很繁瑣，怕麻煩。但在實踐工作中，咱們應(yīng)當(dāng)希望得到有關(guān)單位的批閱。

3、施行操作程序的辦理

程序化辦理是一種科學(xué)的辦理認(rèn)識，只需程序化施行，才干有規(guī)范化、科學(xué)化辦理，因此施行規(guī)劃，主要的是規(guī)劃出操作的規(guī)范程序。

4、計劃訓(xùn)練

在大型活動里，假設(shè)參加的工作人員不了解大局的策劃目的，他們就不能為大型活動戰(zhàn)略施行提供建設(shè)性的勞作，因此需求對工作人員進行計劃訓(xùn)練，只需知情才干出力。

5、規(guī)劃評價規(guī)范

一個大型活動的評價應(yīng)當(dāng)有一個的評價規(guī)范。如今許多計劃做好今后，往往疏忽做評價規(guī)范計劃，包含咱們的客戶很少請求咱們做評價計劃，更不情愿付出費用，讓專業(yè)公司給他做評價陳述。我覺得評價規(guī)范，應(yīng)當(dāng)在咱們策劃的時分把它規(guī)劃出來，這么能夠讓客戶在完結(jié)這個計劃今后，依據(jù)設(shè)定的規(guī)范作出科學(xué)評價。