企業(yè)中檔案管理工作質量與效率對企業(yè)發(fā)展來說非常重要,因此,需要不斷加強檔案管理水平,結合先進的科學技術,利用信息技術、網(wǎng)絡技術所建立的檔案電子數(shù)字化管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理智能化、專業(yè)化、法律化,完全彌補了傳統(tǒng)檔案管理中的不足,并且起到了優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財力等作用。

1、 數(shù)據(jù)庫存儲：與一般的系統(tǒng)不一樣，數(shù)字文檔都存在數(shù)據(jù)庫，在電腦目錄上是不可查看的。

2、 批量處理能力：可批量新建、錄入、對應上傳，并支持紙質檔案從掃描、錄入、上傳的一體化處理。

3、 流程化歸檔：電子案卷亦可發(fā)起流程，實現(xiàn)協(xié)同化歸檔。

4、 存放位置：可以兼顧實體檔案和數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理，記錄檔案存放位置。

5、 細?；臋嘞薰芾恚嚎蓪唧w的分類或案卷授權，并可與密級交叉，適應各種細?；瘷嘞夼渲眯枰?/span>

6、 防擴散處理：PDF、圖片這類不能修改的文件格式都應該由專業(yè)的閱讀器管理，權限控制在系統(tǒng)中，不像使用第三方軟件可以隨意另存、下載。同時，打開的時候還可以設置屏幕水印，防止惡意的拍照或截屏擴散。

7、 借閱與歸還：借閱與歸還可以準確把握檔案的出入口管理，并提供可且能夠自定義范圍的檔案利用統(tǒng)計功能。

8、 綜合統(tǒng)計：可查看整體、按檔案分類、按年度分布、按保存期限、按密級分布、檔案電子化情況統(tǒng)計的庫存檔案情況。