歸檔文件整理工作步驟

步 分類(lèi)

我校十大類(lèi)檔案中,黨群,行政類(lèi)檔案按機(jī)構(gòu)分類(lèi)法,教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會(huì)類(lèi)等按類(lèi)目分類(lèi)法.

我校原則上采用:年度——機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目——保管期限分類(lèi)法

機(jī)構(gòu)分類(lèi)法,是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件的分類(lèi),它主要針對(duì)黨群,行政類(lèi)檔案.

模式:年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法

示例:2003年,校長(zhǎng)辦公室,,長(zhǎng)期,短期

即先將歸檔文件按年度分類(lèi),每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類(lèi),再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類(lèi),這種分類(lèi)方法運(yùn)用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位.采用此種分類(lèi)方法,在庫(kù)房排架時(shí),每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架,不必預(yù)先留空,也避免了倒架,庫(kù)房管理非常方便.同時(shí),可將一個(gè)年度同一機(jī)構(gòu)形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實(shí)體查閱.此方法特別適用于推行部門(mén)整理歸檔的單位.

采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法能地保持全宗內(nèi)文件在來(lái)源方面固有的聯(lián)系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時(shí),由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某些方面的職能和任務(wù),按機(jī)構(gòu)分類(lèi)在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件,便于按照一定的專(zhuān)題查找和利用檔案.特別是對(duì)于現(xiàn)行機(jī)關(guān),在文件由各機(jī)構(gòu)分工整理(即原來(lái)推行的文書(shū)處理部門(mén)立卷)的情況下,每個(gè)機(jī)構(gòu)向檔案館移交的歸檔文件,就自然構(gòu)成一類(lèi),使全宗內(nèi)分類(lèi)體系的設(shè)計(jì)大大簡(jiǎn)化.

1,采用機(jī)構(gòu)分類(lèi),一般來(lái)說(shuō),有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè),機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)名.采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法,原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類(lèi)中.有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的,如何歸類(lèi)須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu);②以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件,則歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類(lèi)中;③業(yè)務(wù)部門(mén)起草,以機(jī)關(guān)辦公室名義發(fā)出的,如果內(nèi)容屬該部門(mén)職責(zé)或業(yè)務(wù),則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草發(fā)文的機(jī)構(gòu)內(nèi).

2,機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu),應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類(lèi),形成的歸檔文件歸入該類(lèi)保存.有時(shí)臨時(shí)機(jī)構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合并辦公,并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu),那么形成的文件應(yīng)歸入內(nèi)部機(jī)構(gòu)類(lèi)中;如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)涉及兩個(gè)以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu),則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容,數(shù)量多少等,由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商后確定分類(lèi)方法.

3,各職能機(jī)構(gòu)下又設(shè)機(jī)構(gòu)的,一般應(yīng)選擇職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi);業(yè)務(wù)獨(dú)立性強(qiáng),職能重要的,也可選擇職能機(jī)構(gòu)的下設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi).

類(lèi)目分類(lèi)法,是根據(jù)各業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的不同類(lèi)別,不同項(xiàng)目的歸檔文件的分類(lèi),它主要針對(duì)教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會(huì)類(lèi)檔案.

模式:年度——類(lèi)目——保管期限

示例:a,2003年,教學(xué)類(lèi)研究生教育中的學(xué)位,永,長(zhǎng),短

b,2003年,基建類(lèi)第18項(xiàng)工程,永,長(zhǎng),短

即先將歸檔文件按年度分類(lèi),每個(gè)年度下按類(lèi)目(即類(lèi)別或項(xiàng)目)分類(lèi),再在類(lèi)別或項(xiàng)目下面按保管期限分類(lèi).

第二步 裝訂

歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.

1,裝訂前,對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)以延長(zhǎng)其壽命.修復(fù)主要針對(duì)一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進(jìn)行修補(bǔ)和托裱.

2,復(fù)制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制.比如傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔.復(fù)印時(shí),墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且采用單面復(fù)印.

3,對(duì)某些特殊超大的紙張(報(bào)表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡(jiǎn)單,但要注意盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁(yè)數(shù)較多時(shí),宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統(tǒng)計(jì)報(bào)表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.

4,去除易銹蝕的金屬物.如訂書(shū)釘,曲別針等.但對(duì)于15年以內(nèi)的短期文件可以不拆釘.

5,裝訂時(shí),正本在前,定稿在后,來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后,再將"件"內(nèi)各頁(yè)按一定的方式對(duì)齊,便于日后翻閱利用.一般來(lái)說(shuō),采用左上角裝訂的,應(yīng)將左,上側(cè)對(duì)齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左,下側(cè)對(duì)齊;采用線裝的,對(duì)齊右邊和下沿.

為了盡量降低成本,簡(jiǎn)便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂保存的檔案,黃色裝訂長(zhǎng)期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質(zhì)的和經(jīng)濟(jì)角度考慮,對(duì)較厚的文檔可采用線裝法(三孔一線).另外,5頁(yè)以內(nèi)的文件可采用膠水粘貼.

第三步 排列

歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程.《規(guī)則》中規(guī)定:"在分類(lèi)方案的一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間,重要程度等排列.會(huì)議文件,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列".這里的"一級(jí)類(lèi)目",是指分類(lèi)時(shí)所確定的類(lèi)目體系中設(shè)在的一級(jí)類(lèi)目,例如按照"年度——機(jī)構(gòu)——保管期限"分類(lèi),"機(jī)構(gòu)"即為一級(jí)類(lèi)目.而按"年度——類(lèi)目——保管期限"分類(lèi),"類(lèi)目"則為一級(jí)類(lèi)目.

事由(即問(wèn)題)可根據(jù)范圍的大小來(lái)確定.具體方法有:

(一) 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列.即一個(gè)作者,一個(gè)問(wèn)題(即同一事由)的文件,就按時(shí)間先后順序排.例如財(cái)務(wù)管理工作文件,工會(huì)工作文件等.

(二) 不同事由的歸檔文件排列.

1,按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列,所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡(jiǎn)單,更適用于實(shí)行"隨辦隨歸"的機(jī)關(guān).一個(gè)作者,幾個(gè)問(wèn)題的文件,就先按問(wèn)題后按時(shí)間排列.

2,按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面.例如會(huì)議文件可將會(huì)議通知,開(kāi)幕詞,閉幕詞,工作報(bào)告,代表提案,大會(huì)決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計(jì)劃,總結(jié),規(guī)章,領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面,其他材料排在后面.

3,按事由具有的共同屬性分別集中排列

(1) 一個(gè)事由,幾個(gè)作者,先按作者,再按時(shí)間排列.例如人事工作文件,可以將機(jī)構(gòu)設(shè)置,人員編制,干部任免,調(diào)配,職稱(chēng)評(píng)定,勞資,出國(guó)審查等問(wèn)題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.

(2) 一個(gè)事由,幾個(gè)單位,可先按單位,再按時(shí)間排列.例如基層上報(bào)的工作總結(jié),統(tǒng)計(jì),年報(bào)和名冊(cè)等.

(3) 非訴訟案件材料,按決定(或批復(fù))——報(bào)告——調(diào)查旁證——個(gè)人交待材料等順序排.

對(duì)具有保存價(jià)值,且又沒(méi)有及時(shí)歸檔的零散文件,應(yīng)排列在相應(yīng)類(lèi)別歸檔文件的后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說(shuō)明.

第四步 編號(hào)

歸檔文件編號(hào),是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào),并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明.編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類(lèi),排列這些系統(tǒng)化工作的成果.通過(guò)編號(hào),使歸檔文件在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)實(shí)體存取提供了條件.

(一) 歸檔章的項(xiàng)目

歸檔章式樣(應(yīng)為六個(gè)空格,下圖為示例):

全宗號(hào)

年度

室編件號(hào)

歸檔機(jī)構(gòu)

保管期限

館編件號(hào)

全宗號(hào):是檔案館為具有法人資格的立檔單位編制的代碼.

目前我校檔案共劃分為五個(gè)全宗,代碼分別為:長(zhǎng)沙交通學(xué)院1號(hào),長(zhǎng)沙電力學(xué)院2號(hào),湖南輕工業(yè)高等專(zhuān)科學(xué)校3號(hào),湖南省水利水電學(xué)校4號(hào),長(zhǎng)沙理工大學(xué)5號(hào).

年度:是指歸檔文件的形成年度,即形成和處理歸檔文件

的年度.以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2003年,不能簡(jiǎn)化寫(xiě)成"03",而應(yīng)寫(xiě)成"2003".

3,保管期限:是指機(jī)關(guān)文書(shū),業(yè)務(wù)部門(mén)或檔案部門(mén)在整理歸檔文件時(shí),按照《檔案保管期限表》給歸檔文件劃定保管期限.歸檔文件保管期限為,長(zhǎng)期,短期.可簡(jiǎn)稱(chēng)為"永","長(zhǎng)","短",也可用"Y","C","D"填寫(xiě).

4,件號(hào):即歸檔文件的排列順序號(hào).它是歸檔文件在分類(lèi)方案中一級(jí)類(lèi)目的排列順序號(hào).它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí).件號(hào)分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種.

我校室編件號(hào)有兩種方式:

一是按機(jī)構(gòu)分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)的(黨群,行政等類(lèi)),即采用"年度——機(jī)構(gòu)——保管期限"進(jìn)行分類(lèi)的,室編件號(hào)應(yīng)在同一年度,同一機(jī)構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào).例如:組織部2003年形成的,長(zhǎng)期,短期3個(gè)保管期限的歸檔文件,編號(hào)后形成3個(gè)流水號(hào),即的從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水件號(hào),長(zhǎng)期的從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水件號(hào),短期的也從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水件號(hào).當(dāng)然,也有同一機(jī)構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的材料劃分為不同類(lèi)別的,則先按類(lèi)別分類(lèi),再按機(jī)構(gòu),保管期限排列.例如:黨政辦公室產(chǎn)生的材料,應(yīng)先按黨群,行政分類(lèi),再按機(jī)構(gòu),保管期限排列.

二是按分類(lèi)方案的某一級(jí)類(lèi)目進(jìn)行分類(lèi)歸檔的(教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會(huì)等類(lèi)),即采用"年度——類(lèi)目——保管期限"分類(lèi)的,室編件號(hào)應(yīng)在一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按同一年度,同一機(jī)構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào).例如:①教學(xué)和科研類(lèi)(其中綜合類(lèi)除外)在三級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)編制件號(hào);②其余各類(lèi)(包括所有綜合類(lèi))均在二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)編制件號(hào);③財(cái)會(huì)類(lèi)例外,先按歸檔機(jī)構(gòu)排列,然后在二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)先按,長(zhǎng)期,短期排列后再編制一個(gè)流水件號(hào).例:教務(wù)處2003年教學(xué)計(jì)劃,學(xué)籍變更材料等,分別劃在2個(gè)三級(jí)類(lèi)目中,應(yīng)在這2個(gè)類(lèi)目中按其保管期限的劃分,編制或長(zhǎng)期件號(hào),均從"1"開(kāi)始編流水件號(hào).

5,歸檔機(jī)構(gòu):即檔案形成部門(mén).

6,館編件號(hào):由檔案館根據(jù)進(jìn)館檔案的類(lèi)別和保管期限編制.

(二) 蓋歸檔章的要求

1,蓋歸檔章的位置.一律加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置,如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文公章等占用上述位置,可將歸檔章蓋在其他空白位置,但以上端為宜.以籃黑色印泥為宜.

2,填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料,如碳素墨水等.檔案材料一律杜絕使用圓珠筆,鉛筆,紅色或純蘭色筆.

3,改進(jìn)蓋歸檔章的方法.搞好兩個(gè)結(jié)合:一是與機(jī)關(guān)內(nèi)外收發(fā)文程序結(jié)合,在收文尚未流轉(zhuǎn),辦理前,就由收發(fā)部門(mén)在文件的首頁(yè)上加蓋空白歸檔章,可以有效地避免領(lǐng)導(dǎo)批示等占用蓋章位置.二是與推行文書(shū)處理部門(mén)歸檔制度結(jié)合,給每一個(gè)部門(mén)分別配置一套歸檔章,每形成一份文件,就由這些部門(mén)的兼職檔案人員加蓋空白

文書(shū)檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書(shū)檔案的范圍。目前，文書(shū)檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。

按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：

（1）分類(lèi)。分類(lèi)方法有多種，常用是年度分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法。年度分類(lèi)法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開(kāi)。問(wèn)題分類(lèi)法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書(shū)檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類(lèi)。我們認(rèn)為文書(shū)檔案運(yùn)用年度――問(wèn)題分類(lèi)法來(lái)分類(lèi)是比較符合實(shí)際需要的；

（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書(shū)處理部門(mén)通過(guò)平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行后的調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門(mén)的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；

（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；

（4）根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁(yè)面逐頁(yè)編號(hào)；

（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；

（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

（7）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，填寫(xiě)案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱(chēng)，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；

（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先，長(zhǎng)期，短期來(lái)進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；

（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有:

（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；

（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類(lèi)（不確定期限的，只按年度――問(wèn)題分類(lèi)即可）；

（3）對(duì)分類(lèi)后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；

（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容；

（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；

（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝入無(wú)酸紙檔案盒

在用的檔案盒一般都是使用無(wú)酸紙加工制作的，替換了傳統(tǒng)的紙板盒及牛皮紙盒，無(wú)酸紙檔案盒在保管存放上有著優(yōu)勢(shì)，它可以使檔案文件長(zhǎng)期保存也不會(huì)變質(zhì)、褪色，可以起到防霉防蟲(chóng)的效果，所以可以對(duì)盒子里面的文件起到保護(hù)作用，使文件不易受到破壞，目前各地都在逐步使用該檔案盒，常用的為680克制作的比較多，可以制成不同類(lèi)型的檔案盒，分別對(duì)不同的文件進(jìn)行歸檔保管，使用效果較好。

從檔案保護(hù)的目的出發(fā)，檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，以避免長(zhǎng)期保存時(shí)檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。今日文具整理了各類(lèi)檔案盒尺寸要求及封面項(xiàng)目填寫(xiě)方法，僅供大家參考，有任何問(wèn)題敬請(qǐng)留言。

《歸檔文件整理規(guī)則》中檔案盒相關(guān)規(guī)定：

1、檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等

2 、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

檔案盒

3、檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。