檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種。之所以設(shè)計橫式檔案盒，是為了增加盒內(nèi)文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時“頭重腳輕”而發(fā)生彎曲折損。從長遠考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護。

實踐中存在將盒號功能擴大化的傾向：

一是在歸檔章上增加盒號項目或?qū)⒑刑枠俗⒂跉w檔文件首頁，將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的紐帶；

二是在電子文件整理中，為實現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致，存在把盒作為整理單位，將電子文件以盒為單位進行整理的現(xiàn)象，這兩種做法與盒號承載的功能都是相悖的。

實際上，在歸檔文件的件號已經(jīng)與盒脊起止件號建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的情況下，沒有必要再通過盒號，在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關(guān)聯(lián)關(guān)系。否則既成倍增加了工作量，有可能出現(xiàn)兩套關(guān)聯(lián)關(guān)系指向不一的情況，增加管理的復雜性。

檔案盒盒脊可以根據(jù)機關(guān)單位的實際需要，與歸檔章項目相協(xié)調(diào)，編制其他項目。增減項目的工作應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。機關(guān)檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調(diào)整，以規(guī)范、美觀為原則。

檔案盒的制成材料

從檔案保護的目的出發(fā)，檔案盒應采用無酸紙制作，以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。各級檔案行政管理部門應從本地實際情況出發(fā)，積極推廣無酸紙的應用，以杜絕檔案盒制作材料方面存在的隱患。

檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)件文件和后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。