如何確定參與者

慶典活動(dòng)多種多樣，參與者也就千差萬別，慶典活動(dòng)策劃者要確保參加活動(dòng)的都是應(yīng)該來的人。作為活動(dòng)組織者，在制訂客人名單時(shí)，需要對以下幾個(gè)問題有深入的考慮：

此次活動(dòng)的目標(biāo)參與者是誰?

打算邀請哪些人?誰將會(huì)被列入黑名單?

為什么邀請這些人?

一定需要誰來參加呢?

如果想使這些活動(dòng)引起媒體的關(guān)注，那么是否、以及應(yīng)該邀請多少記者?哪些媒體是適合的?

需要請政府官員來嗎?請誰可行?

應(yīng)該請公司職員還是顧客或供應(yīng)商?

邀請多少人

在慶典活動(dòng)策劃者開始為活動(dòng)尋找舉辦場地之前，必須知道要參加活動(dòng)的客人人數(shù)以及活動(dòng)所在的一些內(nèi)容。如：以下事項(xiàng)策劃者就需要考慮：

需要安排住宿嗎?要為多少人安排?

客房數(shù)量應(yīng)該根據(jù)一人一間還是兩人一間來預(yù)訂?

如果活動(dòng)在白天舉辦，是否需要安排一個(gè)專門房間供客人換衣服或者私下會(huì)晤之用?

會(huì)議廳要能夠容納多少與會(huì)者?

打算怎么布置房間?是8人圓桌式“U”形還是中空方形?需要有展示區(qū)嗎?

是否需呀安裝背投、搭建舞臺(tái)?

是否需要一些分會(huì)議室，以便客人在主會(huì)議室會(huì)議結(jié)束后招開小型會(huì)議?有多少會(huì)參加分會(huì)?會(huì)議持續(xù)多少時(shí)間?分會(huì)議室需要視聽設(shè)備嗎?