紙質(zhì)檔案文文件在進(jìn)行整理時(shí)要明確幾種情況，下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí),可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補(bǔ)充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁(yè)數(shù)多,也可各為一件);具有保存價(jià)值的檔案盒文件處理單應(yīng)與正文作為一件;原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;報(bào)表,名冊(cè),圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件;請(qǐng)示與批復(fù),報(bào)告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報(bào)請(qǐng)性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;回復(fù)性文件在前,報(bào)請(qǐng)性文件在后;結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個(gè)時(shí)間特征

一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會(huì)議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時(shí),一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對(duì)年度歸類的做法,對(duì)于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng),如召開會(huì)議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:跨年度的會(huì)議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計(jì)劃歸開始年;跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時(shí),"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時(shí)判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時(shí)間.

無落日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件,需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識(shí),通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.