一、總 則

1、文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進程，進一步完善文書檔案盒管理工作，特制訂本制度。

2、歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

二、文書檔案管理

1、各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責范圍。

2、文書檔案歸檔范圍

凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文，除文件的正件外，還應包括它的附件；（2）本單位在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目立項、重要函件、經(jīng)營合同等；（3）本單位經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；（4）企業(yè)在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

3、文書檔案歸檔要求

（1）已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊，對重要的文件要標注密級（絕密、機密、秘密）。

（2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。

（3）存檔文件必須為原件，至少三份（包括復印件）。

（4）文件歸檔時要有交接手續(xù)。

（5）每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案（要辦理移交手續(xù)）。

（6）各部門的文書和具體辦文人員有責任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。

4、文書檔案的借閱

（1）檔案室需設立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續(xù)。

（2）根據(jù)公司實際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案（已標注密級）和一般文書檔案兩種。

（3）因工作需要借閱屬秘密、機密類的文書檔案，須經(jīng)部門負責人、辦公室主任、主管副總經(jīng)理簽字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經(jīng)部門負責人、辦公室主任、主管副總簽字外還必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可借閱。如遇特殊情況，屬機密、秘密性的文書檔案可由部門負責人、辦公室主任簽字后可借閱。

（4）因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負責人簽字后方可借出。

（5）借閱文書檔案使用后應及時歸還，借閱時間一般不得超過，如因需要超過借閱時間，借閱人應提前向公司辦檔案室說明，并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將根據(jù)超過時間長短給予相應處罰。

（6）檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄，對到期未還的檔案應及時催還，歸還時要當面點清并放回原處。

（7）借閱人應妥善保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、復印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，否則將依照規(guī)定給予直接扣罰2-10分；如發(fā)生失密、泄密現(xiàn)象，要及時匯報有關領導，采取補救措施，并追究相關人員責任，給公司造成經(jīng)濟損失的，要給予相應的經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重的給予辭退或開除處理。

（8）凡從公司辦借出的文書檔案資料，因工作需要復印，需經(jīng)辦公室主任同意簽字后，方可復印，使用后需將復印件歸還公司辦，個人不得留存，如因工作需要無法拿回復印件，需報公司辦批準，由辦公室主任酌情處理，并在借閱登記薄中注明。

5、文書檔案的保管及銷毀

（1）檔案室檔案管理員有責任對各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導。

（2）公司對所有文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司辦檔案室負責。

（3）檔案室檔案管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理，并分類、立卷、編目。

（4）文書檔案保管期限分為、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司辦及相關領導批準后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。