要了解檔案的本質意思，將自身與其他事物區(qū)別開來，這就是事物的本質。知道其本質含義后，我們應該了解檔案之所以為檔案而區(qū)別于其他的特點是什么？

先看備以查考性是不是檔案的本質屬性？何為備以查考性？本人以為就是準備好了用來接受查閱考證的特性。那么是不是這種特性就是檔案的本質屬性呢？我們再看看檔案的基本定義，以《中華人民共和國檔案法》的定義為準：所稱的檔案盒，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，就是直接形成有價值的歷史記錄。那么，與“有價值的歷史記錄”應該沒有必然聯系，只有相對關系，就是檔案的性質之一是用來提供利用，即“查考”作用。由此至少證明“備以查考性”不應該是檔案的本質屬性。

從檔案的定義可知，它是有價值的歷史記錄，只要有價值，只要能反映檔案記錄時期或時代的歷史價值，不管它是否用來提供利用，都應該是檔案，而不是說檔案就必須用來“備以查考”，不是說檔案不用來查考就不是檔案了。比如，在檔案館未向社會放開之時，很多檔案都是保存在庫房里不提供或向少數人提供利用，許多檔案多年不用，甚至有的檔案可能從來就不會提供利用，難道說它們都不是檔案嗎？又比如，埋藏在地下幾千年的各個朝代的檔案，如甲骨文，有的也從未用以查考，又能說明它不是檔案？檔案的“有價值的歷史記錄”，是說明檔案是記載已經發(fā)生過的對國家或社會或某個集體等有價值意義的歷史，是將當時的實事用檔案的形式記錄下來，而“備以查考”是其直接的利用目的，并非本質屬性。

再有，“備以查考性”也并非檔案專有屬性，圖書、文獻同樣也具有“備以查考性”，而檔案的復制品也可以用著“備以查考”，但它們都不可能是檔案，既然是各類文書資料或其他類型資料所共有的特性，那么“備以查考性”就不應該是檔案的所特有的屬性，因為這種特性根本反映不了檔案區(qū)別于其他資料的特征。而在我們的論壇中，大多數人也不贊成“備以查考性”是檔案的本質屬性，也說明這種觀點是占不住腳的。因此，頂多只能說“備以查考性”是檔案的屬性之一，而非其本質屬性。

再看看“原始記錄性”應不應該檔案的本質屬性。檔案的國家標準定義中明確指出檔案是“直接形成的”“有價值的歷史記錄”則至少說明了“原始記錄性”是檔案的重要屬性，現在只需要討論它是不是本質屬性了，就是“原始記錄性”是不是檔案區(qū)別于其他非檔案的重要標志。這里所指的非檔案主要就是文件、圖書、文獻等了，這些資料中，除文件具備原始記錄性外，圖書、文獻等都不具有這樣的屬性，都不具備真實的憑證性，所以討論“原始記錄性是檔案的本質屬性”只需討論文件是否具備這種特性就可以了。檔案本身就是文件中的一種，是具備原始記錄性特點的文件，說明有的文件具備原始記錄性，但不是所有的文件都具有原始記錄性，如復印的文件，非正式的文件等，所以原始記錄性是檔案的屬性而非文件的屬性，這至少說明原始記錄性可以用來區(qū)別檔案與非檔案的關系了，也可以說是檔案的本質屬性了。

這里需要強調的是，雖然我認為原始記錄性是檔案的本質屬性，但不說明它是檔案的本質屬性，因為如果它是惟一本質屬性的話，用它作根據就可以說明某份文件一定是檔案了，但這說明不了，因為國家機構、社會組織以及個人在各種活動中形成的文件都具備原始記錄性，但它們不都是檔案。因此，原始記錄性只是檔案的本質屬性之一，要完全的證明一定是檔案，還應該具有歷史性，即已經使用過的辦理完畢的文件才是檔案；同時還要有價值性，沒有價值的歷史文件也不是檔案。所以，檔案的本質屬性至少有原始記錄性、價值性和歷史性，三者缺一不可，即直接形成有價值的歷史記錄。

我想以上論證已經證明“備以查考性”不是檔案的本質屬性只是其一般屬性而已，而“原始記錄性”是檔案的本質屬性之一，檔案的完整的本質屬性應該是直接形成的有價值的原始歷史記錄性。在此基礎上，我認為，真實性也應該是檔案的本質屬性，因為檔案是有價值的歷史記錄，就決定了檔案所記載的是真實可信的，具有真實性，這也是檔案存在的重要的特性，也是區(qū)別于其他非檔案主要的特點。