（一）、歸檔文件

廣義上的歸檔文件是一個泛指性概念，包括機關(guān)形成須歸檔保存的所有文件材料?！兑?guī)則》對這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案、保存的各種紙質(zhì)文件材料”。

其中，“辦理完畢”是指文件相應的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實際工作中否定在發(fā)揮作用。比如請示與批復，在復文發(fā)出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)也就算辦理完畢。但：有的文件如請示、報告等需要上級部門給予批復、批示和答復的，要等待批復，批示答復，收到后再歸檔。有的文件，如計劃，規(guī)則、請示、規(guī)定等，在貫徹執(zhí)行上需要很長時間，但印發(fā)或傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算辦理完畢。

《規(guī)則》對適用的歸檔文明種類進行了限定，明確為紙質(zhì)文書材料。這是因為本標準旨在對文書立卷工作進行改革。暫不涉及科技、會計等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。（也就是過去科技檔案用什么方法，現(xiàn)在繼續(xù)用什么方法。）

（二）、歸檔文件整理

歸檔文件整理，就是“將歸檔文件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”。這一概念明確了“以件為單位”的基本原則，并概述了歸檔文件整理工作的基本環(huán)節(jié)。整理的內(nèi)容包括“分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒”。