歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、機構或問題（分類號）、保管期限、件號、頁數(shù)等必備項。

（1）全宗號：全宗號填寫必須保持完整性，不可省略。

（2）年度：填寫文件終形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2020。

（3）分類號：填寫分類方案確定的分類號。

（4）保管期限：填寫Y、30、10，分別代表、30年、10年。

（5）件號：填寫文件的排列順序號。

件號的編制方法為：在分類方案的一級類目內，按文件排列順序從“0001”開始標注。

（6）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有效圖文的頁面為一頁。