印章是印和章的合稱，社會(huì)組織用以表示組織職權(quán)的信物叫印，個(gè)人用以表示本人身份的信物叫章，又叫圖章和名章。這里所說(shuō)的印章，主要指各級(jí)各類機(jī)關(guān)的公章和領(lǐng)導(dǎo)的名章，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)的象征，是機(jī)關(guān)行使其權(quán)力的重要工具，也是機(jī)關(guān)職能作風(fēng)在法律上的標(biāo)志。凡是法定的機(jī)關(guān)和組織，都有代表自己職權(quán)的印章。印章在人類社會(huì)發(fā)展史上起著極為重要作用，古時(shí)就有“做官丟了印，無(wú)法去上任”之說(shuō)等。在現(xiàn)代社會(huì)中，印章在黨政軍機(jī)關(guān)和各級(jí)各類組織的公務(wù)活動(dòng)中，具有、代表和憑信作用。印章的使用與保管是否妥當(dāng)，直接體現(xiàn)單位和個(gè)人是否按章辦事，更體現(xiàn)一個(gè)單位和個(gè)人廉政之風(fēng)。
首先，用印需批準(zhǔn)。使用印章，一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，文秘人員不得擅自作主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)簽字為準(zhǔn)，常規(guī)用印，有文秘部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可；但對(duì)一般事務(wù)性的介紹信用印，文秘人員可依照慣例承辦，不必事事請(qǐng)示。
其次，用印需登記。文秘部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印的時(shí)間、用印的用途。對(duì)不合手續(xù)的用印，有權(quán)拒絕蓋印或提出異議，即使已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字，也請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)議，不能違反規(guī)定，“有求必印”。文秘人員必須正直無(wú)私，堅(jiān)持原則，為政清廉，掌好“印把子”，甘當(dāng)“鐵公章”。
再次，用印需正確。蓋印時(shí)，文秘人員要握準(zhǔn)公章，蓋印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動(dòng)，蘸印泥要輕蘸多次，使每個(gè)字都能均勻地吸上印泥。蓋出的印章圖案，必須保持位置恰當(dāng)，字體端正，圖形清晰，不可歪、倒、斜、偏，也不可模糊不清。
單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期（騎年蓋月），印泥用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)采用下套方式，即僅以下孤壓在成文日期上，當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7個(gè)字；主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，印泥用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相印，相距不超過(guò)3毫米。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排多排3個(gè)印章，兩端不得超過(guò)出版心；后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布，印章之間互不相交或相印，在后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
后，印章停用需通知。因機(jī)構(gòu)改革變動(dòng)等原因停用印章時(shí)，要及時(shí)發(fā)出印章停用通知，按通知要求停止使用，清查印章。然后，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定印章的處理辦法，做好停用印章的上交、清退、存檔或銷毀工作。停用印章也要登記，寫(xiě)清停用機(jī)關(guān)、原因、時(shí)間。印章處理要區(qū)別情況，根據(jù)主管機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)上交、保存或銷毀。屬于領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的名章，可退給本人，但應(yīng)辦理交接手續(xù)，并登記簽名。
印章保管也有嚴(yán)格的章程——印章必須有專人保管，不可隨意交給他人代管，更不可“齊抓共管”；印章使用應(yīng)在辦公室內(nèi)進(jìn)行，不可帶出辦公室，以防丟失或被利用；用章時(shí)，文秘人員應(yīng)親自蓋章，不可由他人代勞；印章要定期清洗，保持清潔；印章必須嚴(yán)加保管，嚴(yán)防丟失或被盜，印章一旦丟失，除報(bào)告上級(jí)機(jī)關(guān)外，還應(yīng)立即向本機(jī)關(guān)所在地公安部門登記、報(bào)案，并聲明該印章作廢；總之，印章使用和保管應(yīng)建立健全規(guī)章制度，按規(guī)章制度辦事。違反規(guī)章制度使用印章，造成嚴(yán)重后果的應(yīng)追究保管人和責(zé)任人的行政和法律責(zé)任。