水利水電工程檔案管理辦法
章 總則
條為加強(qiáng)水利水電工程的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、積極保護(hù)和有效利用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《山東省檔案條例》、《山東省基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法》及有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，特制定本辦法。
第二條水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計(jì)算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，各單位必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要?jiǎng)澇鰴n案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保障檔案工作的正常開展。
第三條檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不斷提案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)“工程，檔案”。
第四條檔案工作要確保檔案的完整準(zhǔn)確、保管和有效利用。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第五條各單位要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責(zé)是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關(guān)的辦法、制度，負(fù)責(zé)接收、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用等工作，并對(duì)文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。
第六條檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)和同級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業(yè)知識(shí)，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學(xué)歷，身體健康，嚴(yán)守秘密，遵紀(jì)守法。要保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。
第三章 文件材料的歸檔
第八條實(shí)行文件形成單位（部門）立卷制度。各施工單位在工程建設(shè)管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文書文件及磁性載體材料（照片、錄像帶、錄音帶等）必須按有關(guān)規(guī)定收集、整理、分類、立卷和歸檔，并按規(guī)定報(bào)指揮部和監(jiān)理部備案存查，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔、上報(bào)。
第九條科技檔案是水利水電工程檔案的重要組成部分。建設(shè)期間，各施工單位檔案工作的重點(diǎn)是按《水利水電工程驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》中的規(guī)定和本辦法要求做好科技文件材料的收集、整理、分類、立卷。在竣工驗(yàn)收前，工程指揮部檔案專（兼）職人員會(huì)同建設(shè)、監(jiān)理、施工管理人員進(jìn)行核驗(yàn)、審查，凡不符合歸檔要求的，限期整改，對(duì)符合要求的竣工檔案，在竣工驗(yàn)收時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，移交相應(yīng)的檔案部門保存。
第十條歸檔范圍與案卷質(zhì)量：
（一）歸檔的文件材料要遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，準(zhǔn)確反映工程建設(shè)與管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，便于利用和保管。文書檔案與科技檔案分類清楚，組卷合理，避免重復(fù)立卷，與工程項(xiàng)目密切的管理性文件應(yīng)列入科技檔案（在工程項(xiàng)目中組卷）；文書檔案保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，案卷題名簡(jiǎn)明確切，編寫頁碼、所有檔案的卷內(nèi)目錄一律用微機(jī)打印，認(rèn)真填寫備考表，案卷線裝（去掉金屬物），結(jié)實(shí)美觀，禁用圓珠筆、純蘭墨水、鉛筆書寫及復(fù)寫，以利長(zhǎng)期保存。
（二）科技檔案、文書檔案、照片及磁性載體檔案的歸檔范圍與案卷質(zhì)量的具體要求見本辦法附錄一、附錄二、附錄三。
第十一條歸檔套（份）數(shù)、時(shí)間。
（一）科技檔案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）報(bào)指揮部備案存查，副本三份（套）。在竣工驗(yàn)收前歸檔完畢，在竣工驗(yàn)收后的二周內(nèi)上報(bào)。
（二）文書檔案：原則定為二套，一套定稿與印件；一套供借閱。
（三）照片連同相應(yīng)的文字材料一并歸檔；磁性載體檔案以盒、帶為單位歸檔。
第十二條凡歸檔（上報(bào)）的科技文件材料、整理立卷后要編制案卷目錄，并由指揮部和監(jiān)理部分管負(fù)責(zé)人簽字。
第十三條保管期限：科技檔案原則上定為“”（50年以上）、密級(jí)定為“秘密”，文書檔案參照有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文件材料的重要程度確定。
第十四條為確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)可控制措施：
（一）檔案工作與工程建設(shè)堅(jiān)持兩同步一超前的建檔原則，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度同檢查文件材料的形成情況同步；單元、分部、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收前必須首先對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。
（二）建設(shè)、監(jiān)理及施工管理單位均要明確一名專（兼）職檔案人員或工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)所承擔(dān)的建筑物或土方工程建設(shè)全過程文件材料的監(jiān)督、檢查及收集，嚴(yán)格登記，妥善保管，做好立卷、歸檔工作。
（三）監(jiān)理部檔案人員要督促、檢查指導(dǎo)科技文件材料形成單位的立卷、歸檔工作，發(fā)現(xiàn)文件材料短缺及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善。
（四）監(jiān)理單位專（兼）職檔案人員要加強(qiáng)歸檔前文件材料的管理工作，會(huì)同工程技術(shù)人員對(duì)文件材料的歸檔情況進(jìn)行定期檢查。
（五）指揮部、監(jiān)理部對(duì)已接收的分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收要進(jìn)行認(rèn)真的校核，進(jìn)行必要的補(bǔ)充，完善立卷、歸檔工作。
第四章 檔案的管理與利用
第十五條各施工單位要按本辦法制訂各項(xiàng)管理細(xì)則，要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置符合要求的專用檔案庫房和相應(yīng)的檔案設(shè)施，按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格保管檔案，保證檔案，防止檔案的破損、霉變和散失，任何單位、個(gè)人不得偽造或擅自銷毀檔案。
第十六條各施工單位要加強(qiáng)檔案工作的日常管理，指揮部和監(jiān)理部對(duì)各單位檔案工作情況進(jìn)行定期考核和不定期抽查，其考核結(jié)果作為評(píng)比獎(jiǎng)勵(lì)的依據(jù)和評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程的條件之一。
第十七條編制各種檢索工具，限度地滿足利用者的需要，采取多種形式主動(dòng)服務(wù)，注重利用效果。
第十八條在工程建設(shè)期間，對(duì)檔案的綜合管理及單項(xiàng)管理成績(jī)突出的單位及個(gè)人可給予精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。凡未按規(guī)定要求提交竣工檔案的單位，延緩工程驗(yàn)收，財(cái)務(wù)不予結(jié)算，限期改正，直至合格為止。
第十九條檔案的鑒定辦法待工程建成并成立管理部門后另行制定。
第五章 附則
第二十條本辦法適用于水利水電工程。
第二十一條本辦法自下達(dá)之日起執(zhí)行。
附錄一
科技檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求
一、科技檔案歸檔范圍
1. 可研報(bào)告與評(píng)估咨詢材料。
2. 上級(jí)批文、指導(dǎo)性技術(shù)文件和有關(guān)工程專業(yè)會(huì)議文件。
3. 有關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)范。
4. 工程招、投標(biāo)文件及協(xié)議、合同。
5. 征地補(bǔ)償、移民遷安、確權(quán)劃界的有關(guān)文件、證明材料及圖表。
6. 科學(xué)試驗(yàn)成果材料。
7. 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測(cè)量、氣象、地震等資料，環(huán)境影響評(píng)價(jià)。
8. 設(shè)計(jì)（圖紙、計(jì)算書、說明書、概算書）及設(shè)計(jì)批復(fù)。
9. 設(shè)計(jì)變更通知及補(bǔ)充修改圖紙。
10. 開工報(bào)告、施工方案、組織設(shè)計(jì)和技術(shù)交底材料。
11. 施工原始記錄（建筑材料、砼、砂漿試驗(yàn)報(bào)告等）。
12. 施工單位的工程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、試驗(yàn)、勘查、觀測(cè)、鑒定及分析報(bào)告等原始記錄。
13. 與工程建設(shè)有關(guān)的照片、錄相、錄音等原始資料。
14. 建設(shè)質(zhì)檢、監(jiān)理單位的有關(guān)工程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、試驗(yàn)等原始資料。
15. 工程建設(shè)、監(jiān)理、施工大事記及日志。
16. 工程質(zhì)量事故處理及檢查記錄。
17. 工程驗(yàn)收計(jì)劃的批準(zhǔn)文件。
18. 隱蔽工程、單元工程、分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收簽證、鑒定書及相關(guān)資料。
19. 竣工圖紙及工程竣工驗(yàn)收的全部材料。主要包括：
（1）工程設(shè)計(jì)總結(jié)報(bào)告；
（2）工程建設(shè)管理報(bào)告；
（3）工程施工管理總結(jié)報(bào)告；
（4）工程建設(shè)監(jiān)理報(bào)告；
（5）工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督及檢測(cè)報(bào)告；
（6）竣工預(yù)算、決算報(bào)告；
（7）工程建設(shè)征地補(bǔ)償及移民遷安報(bào)告；
（8）初步驗(yàn)收工作報(bào)告；
（9）竣工驗(yàn)收工作報(bào)告；
（10）工程試運(yùn)行或管理情況報(bào)告。
20. 水文測(cè)驗(yàn)水質(zhì)監(jiān)測(cè)資料。
21. 工程投入運(yùn)行后的管理、工程改建、擴(kuò)建、綠化、歲修的各種技術(shù)性文件及圖紙。
22. 建筑物運(yùn)用及渡汛方案。
23. 工程運(yùn)用及調(diào)度規(guī)劃。
24. 設(shè)備開箱驗(yàn)收，隨機(jī)圖樣及技術(shù)性資料。
25. 其他有價(jià)值的技術(shù)性文件材料。
二、科技檔案案卷質(zhì)量要求
（一）引用標(biāo)準(zhǔn)
（GB/T 11822—89）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
（二）術(shù)語
1. 科學(xué)技術(shù)檔案：是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。
2. 科技文件材料：是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表等技術(shù)文件的總稱。
3. 案卷：由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。
4. 卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。
5. 卷內(nèi)備考表：說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。
6. 檔號(hào)：檔案的編號(hào)。包括分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)。
（三）案卷內(nèi)科技文件材料的排列
1.建設(shè)項(xiàng)目按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（初設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收、調(diào)度運(yùn)行等順序排列。
2. 案卷內(nèi)科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。
3. 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。
（四）案卷的編目
1. 編寫案卷頁號(hào)
（1）案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。
（2）頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙目萍嘉募牧显谟蚁陆蔷帉戫摯a；雙面書寫的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號(hào)。
（3）案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。
2. 案卷封面的編制
（1）案卷封面采用外封面形式。
（2）案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確提示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，一律用漢字書寫。
（3）編制單位：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的形成單位。
（4）編制日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。
3. 卷內(nèi)目錄的編制
（1）順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次