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代理記賬,應領購統(tǒng)一格式的賬簿憑證,啟用賬簿時送主管稅務機關審驗蓋章。賬簿和憑證要按發(fā)生的時間先后順序填寫、裝訂或粘貼,憑證和賬簿不得涂改、銷毀、挖補。對各種賬簿、憑證、表格必須保存10年以上,銷毀時須經(jīng)主管稅務機關審驗和批準。
一、代制會計憑證
會計憑證是記錄經(jīng)注業(yè)務,明確經(jīng)濟責任的書面證明,是登記賬簿的依據(jù)。會計憑證按填制的程序和用途不同,分為原始憑證和記賬憑證兩種,代制會計憑證主要是在審核原始憑證的基礎上代制記賬憑證。
(一)審核原始憑證。原始憑證是進行會計核算的原始資料,它分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。例如,個體戶銷售貨物提供應稅勞務所開具的,材料驗收入庫時填制的收料單,產(chǎn)品(商品)出庫時填制的出庫單等。代理記賬但不代客戶制作原始憑證,僅是指導其正確填制或依法取得有效的原始憑證。為了保證記賬憑證的真實合法性,應注意以下幾個方面審核原始憑證。
1、原始憑證內(nèi)容的真實性與完整性。原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務應與實際情況相符,各項內(nèi)容應填寫齊全。例如,開具或取得的,其客戶名稱、業(yè)務內(nèi)容、單位價格金額等欄目應真實完整地反映某項經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈,凡屬名實不符或項目填列不全的,應指導納稅單位加以改正。
2、原始憑證取得的時效性與合法性。原始憑證入賬的時間有一定的時限要求,其憑證上注明的時間應與會計核算期間相符,憑證的取得也應符合現(xiàn)行財務和稅收管理法規(guī)的要求。
(二)代制記賬憑證。記賬憑證是根據(jù)合法的原始憑證或原始憑證匯總表編制的,它是登記賬簿的依據(jù)。代制記賬憑證時,應根據(jù)納稅單位原始憑證的多寡和簡繁情況,按月或旬到戶代制記賬憑證。記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證單獨填制,也可以按反映同類經(jīng)濟業(yè)務的若干原始憑證匯總填列。
1、根據(jù)原始憑證簡要概括業(yè)務內(nèi)容,填入“摘要”欄內(nèi),可有助于登記賬簿和日后查閱憑證。
2、根據(jù)會計科目的內(nèi)容正確編制會計分錄,做到賬戶對應關系清晰。
3、將記賬憑證連續(xù)編排號碼并附列原始憑證,按月裝訂成冊。會計憑證是重要的經(jīng)濟資料和會計檔案,完成記賬憑證的編制后,應幫助納稅單位建立立卷歸檔制度,指定專人保管。